Encore souvent, on observe des réunions terriblement longues (+2h), mobilisant un nombre impressionnant d'intervenants, pour tourner en rond sans progresser. Lorsque ces réunions se multiplient, les ressources s'épuisent et produisent peu. La motivation s'estompe, la performance stagne. On est loin d'une optimisation à 360°.

Mes 15 premières années de carrière se sont déroulées en industries. Dès la première semaine (München), un grand patron des Opérations nous donnait le ton. Avec charisme.

'Une réunion performante répond à des principes simples...'

1- Une convocation ciblant juste les interlocuteurs les + pertinents.

2- Un ordre du jour clair, concis, limité. Un focus sur cet ordre du jour.

3- Des documents transmis à tous, au minimum, la veille de la réunion.

4- Idéalement, grand maximum 7 participants.

5- Une réunion centrée sur l'intelligence collective. Un esprit constructif ! Nous cherchons des solutions, pas des problèmes, pas des fautes, pas des coupables.

6- L'objectif est de partager les enjeux et valider les décisions.

7- Un compte rendu court, clair, précis (Qui ? Quoi ? Pq ? Quand ? Comment?).

La culture industrielle repose sur un concept d'efficience  et de stimulation constructive. Les réunions se déroulent sur le concept "Quick Step Meeting" où chacun à maximum 5 minutes de temps de parole. Les réunions sont ainsi, dans la très grande majorité des cas, assurées avec efficacité, en +/-30 minutes. Chaque acteur ne passe pas plus d'une heure par jour en réunion(s). Ce qui laisse toute la sérénité pour produire l'optimum, en dynamique d'équipe, sans stress superflu.

Et pourtant, dans certains secteurs d'activités, les ressources clés consacrent plus de 50% de leur temps de travail en réunions... Et malheureusement filent aussi parfois en ligne droite vers le Burn-out. Car après les réunions, il faut bosser pour délivrer, en pédalant en sur-régime...

Bien évidemment, on invente rien. Mais parfois, rappeler quelques pratiques pertinentes serait tellement utile.

Et les entendre serait tellement judicieux.

Vive les réunions, à la fois courtes, participatives, efficientes et stimulantes.