Nombreuses sont les méthodes pour traiter du changement. Mais dans tous les cas, l'intelligence collective souligne l'importance d'utiliser les bonnes clés, au bon moment, pour réussir le pilotage d'un changement important. Partageons ces 'clés du succès'  dont la séquence chronologique et les complémentarités ont toute leur importance.

1 - Définition :

Tout processus de changement gagne à suivre une méthodologie éprouvée. Incontestablement, ce processus débute par une définition concrète de l'objectif. En utilisant un schéma simple et des mots clairs.

Où étions-nous, hier ?  Où sommes-nous, aujourd'hui ?  Où voulons-nous être, demain et après-demain ?

Sans quoi, aucune évolution positive ne sera sécurisée.

Car comment espérer atteindre la lune, sans la dessiner ?

2 - Concertation :

Dès la première étape de définition, déterminante, la concertation est vitale. Elle enrichit chaque facette de l'analyse, et donc chaque étape du processus. Ne l'oublions jamais, la concertation est une des clés majeures de la réussite d'un projet. Et tout particulièrement, lorsque le projet aborde un processus de changement important. Quelle que soit l'organisation.

Sans concertation préalable, les répercussions du changement s'annoncent imprévisibles. Or nous savons que la réussite d'un projet de transformation vise à piloter, au mieux du possible, l'ensemble des composantes du processus ; en minimisant les aléas.

3 - Facilitation :

Dans toute dynamique d'équipe visant l'atteinte d'un objectif commun ambitieux, le rôle de facilitateur se révèle central, déterminant et efficient. D'une part, la facilitation veille à la cohésion des équipes et à sa dynamique, au bénéfice de l'efficacité collective, en réduisant les risques de frictions, tensions et conflits. D'autre part, le facilitateur catalyse et amplifie la qualité des échanges d'idées, les synergies et leur cohérence, au profit de l'efficience. La synergie induite assure un tout supérieur à la somme des parties. C'est évidemment l'objectif d'efficacité recherché.

4 - Adhésion :

L'adhésion collective au processus de changement est indispensable. Elle doit être catalysée, avec minutie. Sans quoi, on s'écarte rapidement de l'objectif ciblé. Tant dans le respect des spécifications préétablies, qu'en termes de délais ou du cadre budgétaire.

Tout projet se réussit par l'adhésion collective optimale, ou (par opposition) souffre sur tous les fronts. L'adhésion est donc un facteur de succès primordial. Trop souvent minimisé, dans bien des cultures d'entreprises.

5 - Intelligence collective :

Face à la volatilité du contexte macroscopique, à l'incertitude des projections à moyen terme, à la complexité des réalités du monde économique et technologique, l'intelligence collective est incontournable. Et cette intelligence collective n'est jamais le fruit du hasard. Son optimisation se cultive, par le fruit de l'expérience. Les principaux leviers reposent sur : la clarté de l'objectif, la cohérence des propos et des actions, la qualité de la concertation, la cohésion d'équipe, la clarté quant aux rôles respectifs, et l'adhésion collective au processus. 

6 - Analyse des risques : 

Partant du principe que les 5 premières clés du succès sont optimisées, la priorité vise maintenant l'analyse concertée des risques. Lorsque cette étape est négligée, on s'expose à des pénalités non maîtrisées, pour l'organisation et ses enjeux.

Toute analyse des risques réclame des méthodologies ad hoc. Elles sont nombreuses et complémentaires. Tant en termes d'analyses globales des risques (méthodes multisectorielles) ; que en termes de méthodes plus pointues (selon les secteurs d'activités et spécificités). De nombreux outils 'généralistes' contribuent à l'analyse qualitative et quantitative (SWOT, PESTEL, AMDEC, ...). D'autres méthodologies sont particulièrement appropriées, pour le pilotage d'un processus de changement.

7 - Gestion des priorités :

Prétendre piloter avec cohérence et efficacité un processus de changement conséquent... sans s'équiper d'outils de gestion des priorités serait interpellant, voire chaotique. Ici encore, les méthodologies sont nombreuses. En commençant par quelques fondamentaux tels que la matrice 'Eisenhower' (notions d'urgence et d'importance).

Une multitude de méthodes complémentaires viennent renforcer et affiner la gestion des priorités. Des outils d'aide à la décision (pouvant intégrer des pondérations mathématiques complexes) facilitent les choses, pour cerner les considérations à intégrer. Notamment dans une approche d'importance des impacts, mais aussi en termes de chronologie des actions et interventions, sur le processus de changement.

8 - Coordination :

A ce stade, il faut préparer la mise en oeuvre opérationnelle. Celle-ci réclame une coordination des acteurs, au quotidien.

Par exemple, les méthodes 'agiles'  apportent des pratiques participatives efficaces. Les courtes réunions 'Scrum'  assurent une coordination 'en temps réel' sur le déroulement dynamique du processus. Parallèlement, toutes les pratiques de coordination des relations humaines et des actions opérationnelles viennent épauler cette coordination déterminante.

9 - Planification :

Globalement, toute gestion d'une transition s'inscrit, souvent, dans une démarche de gestion de projet. Donc, une planification des étapes prend toute son importance. 

Les méthodes de planification sont variées. Elles se complètent pour répondre aux besoins spécifiques (GANTT, PERT, etc.). Chacune présente un intérêt. Tous ces intérêts pouvant s'additionner, au besoin. En évitant d'alourdir le processus complet, par excès de planification, de rigidification.     Une maladie trop connue...

L'art se situe dans le juste dosage. Et rien de tel qu'une intelligence collective, pour assurer au mieux ce dosage optimal.

Au delà du choix des méthodes ad hoc, la réussite réside dans une judicieuse attribution du rôle de planification, à la personnalité la plus appropriée. Le concept 'complémentarités des rôles de Belbin' (*) se confirme pertinent, sur ce point sensible.

10 - Exécution :

Moyennant le respect des critères précités, l'exécution d'un processus de changement s'apparente au déroulement d'une séquence de tâches clairement définies. Idéalement, chaque étape se schématise en une action concrète sur le contenu, dans une démarche d'anticipation des impacts.

En respectant ces fondamentaux, chaque action est relativement simple à mettre en oeuvre ; dans bien des cas. C'est la méthodologie qui apporte la valeur ajoutée et la maîtrise globale du processus.

Les méthodes de conduite du changement (proposées par J. Kotter, Ackerman-Anderson, ADKAR, ...) décrivent les facteurs de succès et critères à respecter.

11 - Communication :

La communication est déterminante, tout au long du processus. Et particulièrement, au début du projet, lorsqu'il s'agit d'induire l'adhésion collective, par une communication constructive et fédératrice. Tout comme, lorsqu'il s'agit de conclure le projet ; et de le présenter pour le faire vivre pleinement dans l'organisation.

Les fondamentaux de communication efficace rappellent la dimension primordiale des composantes 'non verbale'  et 'para-verbale'  de toute communication. Trop souvent, ces considérations sont négligées, et l'impact est alors pénalisant. Pour convaincre, le body-language est fondamental. Et rien de tel qu'une concertation, pour cultiver l'adhésion. Tout se construit, sans jamais négliger l'importance de la communication.

12 - Evaluation continue :

Toutes les méthodologies de pilotage d'un processus insistent sur l'importance d'un mécanisme d'évaluation continue, tout au long du déroulement. Ceci réclame la définition d'indicateurs clairs et précis (KPI), préalablement déterminés, en collectif.

De nombreux outils contribuent à l'évaluation continue d'un processus de changement. Cette dimension 'technique' ne constitue pas l'élément le plus complexe. Par contre, son importance est réelle.

13 - Célébration :

Face aux réalités du monde 'VUCA', plus que jamais, la principale ressource des entreprises réside dans les potentiels humains et leurs synergies optimales. Ceci étant acquis... l'importance de la célébration prend toute son ampleur.

Un important processus de changement réclame la mobilisation collective, dans l'efficacité optimale, tout au long du projet. Et donc, une fois que l'on atteint, tous ensemble, l'objectif prédéfini... il est indispensable de célébrer cet aboutissement. Sans la moindre hypocrisie et en totale authenticité.

Tant que l'humain accordera de l'attention au besoin de reconnaissance (propre à chacun d'entre nous), la moindre des choses sera d'accorder une réelle importance à la célébration humble, mais fédératrice, de la réussite d'un projet commun. Cette étape est capitale, bénéfique et apprenante.